Nagrywanie pracowników do celów szkoleniowych - kiedy jest zgodne z prawem?

Nagrywanie pracowników do celów szkoleniowych może być zgodne z prawem, ale sam cel szkoleniowy nie daje pracodawcy automatycznego prawa do rejestrowania obrazu lub głosu zatrudnionych. Pracodawca powinien najpierw określić konkretny cel, wykazać niezbędność nagrania, ustalić podstawę przetwarzania danych oraz sprawdzić, czy planowana rejestracja nie przybiera w rzeczywistości formy monitoringu pracowników.

Znaczenie mają równocześnie przepisy RODO, Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, a w przypadku rozpowszechniania wizerunku lub nagrywania artystów także ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Wizerunek i głos pracownika podlegają ochronie

Jeżeli na podstawie nagrania można zidentyfikować konkretną osobę, utrwalony wizerunek lub głos stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO. Rejestracja, zapisanie pliku, jego przechowywanie, odtwarzanie czy udostępnianie są operacjami przetwarzania danych.

Pracodawca musi więc przestrzegać zasad określonych w art. 5 RODO. Szczególne znaczenie mają zasada ograniczenia celu oraz minimalizacji danych. Dane powinny być zbierane w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do ich osiągnięcia. Dodatkowy obowiązek wynika z art. 11¹ Kodeksu pracy. Pracodawca jest obowiązany szanować godność oraz inne dobra osobiste pracownika. Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Ochrona danych osobowych nie wyczerpuje więc problemu. Sposób nagrywania pracownika nie może jednocześnie prowadzić do nieproporcjonalnej ingerencji w jego prywatność, godność lub inne dobra osobiste.

Najpierw cel i niezbędność, dopiero później kamera

Przed rozpoczęciem nagrywania pracodawca powinien ustalić, jaki konkretnie problem ma rozwiązać rejestracja. Określenie „cel szkoleniowy” jest za mało precyzyjne. Inaczej należy ocenić nagranie pięciominutowej symulacji rozmowy handlowej, którą pracownik następnie analizuje wspólnie z trenerem, a inaczej nagrywanie wszystkich rozmów z klientami przez cały dzień, aby później wybierać materiały szkoleniowe.

Z art. 6 ust. 1 lit. f RODO wynika, że przetwarzanie oparte na prawnie uzasadnionym interesie administratora musi być niezbędne do realizacji tego interesu, a interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie mogą mieć charakteru nadrzędnego. Trybunał Sprawiedliwości UE podkreśla, że administrator powinien wskazać konkretny interes, ograniczyć przetwarzanie do tego, co konieczne, i dokonać rzeczywistego wyważenia przeciwstawnych interesów. Dlatego temat „Nagrywanie pracowników do celów szkoleniowych - kiedy jest zgodne z prawem?” wymaga przede wszystkim odpowiedzi na pytanie, czy nagranie jest rzeczywiście potrzebne. Jeżeli ten sam efekt szkoleniowy można osiągnąć mniej ingerującą metodą, trudniej będzie uzasadnić trwałe rejestrowanie pracownika.

Czy podstawą może być prawnie uzasadniony interes pracodawcy?

W określonych sytuacjach można analizować art. 6 ust. 1 lit. f RODO jako podstawę przetwarzania danych związanych z nagraniem szkoleniowym. Nie oznacza to jednak, że przepis ten pozwala pracodawcy obejść szczególne regulacje prawa pracy dotyczące monitoringu. RODO w art. 88 pozwala państwom członkowskim wprowadzać szczególne regulacje dotyczące przetwarzania danych w kontekście zatrudnienia. Regulacje te mają zapewniać ochronę godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych pracowników, w szczególności przy stosowaniu systemów monitorujących w miejscu pracy.

W Polsce szczególne zasady monitorowania pracowników zostały uregulowane między innymi w art. 22² i 22³ Kodeksu pracy. Oznacza to, że art. 6 ust. 1 lit. f RODO może być rozważany przy określonej, incydentalnej rejestracji szkoleniowej, ale nie powinien być traktowany jako ogólna podstawa do wprowadzania systematycznego nadzoru nad pracownikami poza granicami wyznaczonymi przez Kodeks pracy.

Nagranie szkoleniowe a monitoring pracownika

Rozróżnienie pomiędzy nagraniem konkretnego ćwiczenia a monitoringiem ma zasadnicze znaczenie.

Art. 22² § 1 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy stosować szczególny nadzór przy wykorzystaniu środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Cel szkoleniowy nie został w tym katalogu wymieniony.

Z kolei art. 22³ Kodeksu pracy reguluje monitoring poczty elektronicznej i pozwala odpowiednio stosować jego zasady do innych form monitoringu, jeżeli jest to konieczne do realizacji wskazanych w tym przepisie celów związanych z organizacją pracy oraz właściwym użytkowaniem narzędzi pracy.

Nie można więc wprowadzić stałego systemu kamer lub rejestracji aktywności pracowników i uzasadnić go wyłącznie tym, że materiały mogą kiedyś zostać wykorzystane podczas szkolenia.

Inaczej może być oceniana wcześniej zaplanowana rejestracja konkretnego ćwiczenia szkoleniowego, która nie służy stałemu nadzorowi nad sposobem wykonywania codziennej pracy.

Nagrywanie dźwięku jest szczególnie problematyczne

Kodeksowy monitoring wizyjny z art. 22² k.p. dotyczy rejestracji obrazu.

UODO wskazuje jednoznacznie, że regulacja ta nie daje podstawy do rejestrowania dźwięku. Urząd wskazuje również, że uprawnienia do monitoringu fonicznego nie można automatycznie wyprowadzać z przepisów o innych formach monitoringu. Szczególnie ryzykownym rozwiązaniem byłoby więc stałe nagrywanie rozmów prowadzonych przez pracowników w pomieszczeniu tylko dlatego, że pracodawca chce później analizować jakość obsługi. Nie oznacza to natomiast, że każde nagranie głosu pracownika jest bezwzględnie niedopuszczalne. Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik uczestniczy w konkretnym ćwiczeniu szkoleniowym polegającym przykładowo na symulacji rozmowy z klientem, a nagranie zostaje wykonane tylko po to, aby następnie przeanalizować sposób prowadzenia tej rozmowy. Taki przypadek wymaga jednak odrębnego ustalenia podstawy przetwarzania i oceny proporcjonalności.

Czy wystarczy zgoda pracownika na nagrywanie?

Zgodnie z art. 22¹a § 1 Kodeksu pracy zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania innych danych osobowych niż dane, których pracodawca może żądać na zasadach określonych w art. 22¹ k.p., z wyjątkiem danych określonych w art. 10 RODO. Art. 22¹a § 2 k.p. wprowadza jednak bardzo ważną ochronę. Brak zgody albo jej późniejsze wycofanie nie może prowadzić do niekorzystnego traktowania pracownika ani innych negatywnych konsekwencji, w szczególności nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Problem polega na tym, że zgoda w rozumieniu RODO musi być dobrowolna. Europejska Rada Ochrony Danych zwraca uwagę, że relacja pracodawca - pracownik charakteryzuje się nierównowagą stron. Jeżeli pracownik czuje się zobowiązany do wyrażenia zgody albo odmowa może wywołać dla niego negatywne skutki, trudno uznać zgodę za swobodnie udzieloną. Dlatego formularz podpisany przez wszystkich pracowników z treścią „wyrażam zgodę na nagrywanie” nie rozwiązuje automatycznie problemu.

Jeżeli pracodawca opiera się na zgodzie, pracownik powinien mieć rzeczywistą możliwość odmowy udziału w nagraniu bez negatywnych następstw.

Przykład - nagranie symulowanej rozmowy z klientem

Pracodawca organizuje szkolenie dla pracowników działu sprzedaży. Każdy uczestnik przeprowadza kilkuminutową symulowaną rozmowę z klientem. Nagranie jest następnie oglądane wyłącznie przez pracownika i prowadzącego szkolenie, omawiane podczas indywidualnej sesji, a następnie usuwane.

Taki model istotnie różni się od całodziennego nagrywania rzeczywistych rozmów pracownika.

Zakres danych jest ograniczony, nagranie dotyczy konkretnej sytuacji, krąg odbiorców jest niewielki, a okres przechowywania można ściśle powiązać z zakończeniem szkolenia.

Nie oznacza to automatycznie, że każdy taki proces jest zgodny z prawem. Pokazuje jednak, dlaczego zasady niezbędności i minimalizacji danych mogą prowadzić do odmiennej oceny krótkiego ćwiczenia i stałego systemu kontroli.

Czy nagranie szkoleniowe można później wykorzystać do oceny pracownika?

Jeżeli nagranie zostało wykonane wyłącznie w celu szkoleniowym, wykorzystanie go później do zupełnie innych celów może naruszać zasadę ograniczenia celu określoną w art. 5 ust. 1 lit. b RODO. Przykładowo problem może powstać, gdy pracownik został poinformowany, że nagranie służy jedynie omówieniu ćwiczenia z trenerem, a następnie materiał zostaje przekazany przełożonemu i wykorzystany przy ocenie okresowej, decyzji o premii lub postępowaniu dotyczącym niewłaściwego wykonywania obowiązków.

Jeżeli pracodawca od początku planuje również ocenianie pracownika na podstawie nagrań, cel ten powinien zostać wyraźnie określony i odrębnie oceniony pod względem podstawy prawnej, niezbędności i proporcjonalności. Nie powinno się więc przedstawiać pracownikowi nagrania jako neutralnego ćwiczenia szkoleniowego, jeżeli w rzeczywistości materiał ma służyć również kontroli jakości jego pracy.

Jak długo można przechowywać nagrania?

RODO nie określa jednego terminu przechowywania wszystkich nagrań szkoleniowych.

Z art. 5 ust. 1 lit. e RODO wynika zasada ograniczenia przechowywania. Dane pozwalające na identyfikację osoby powinny być przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celów ich przetwarzania.

Jeżeli nagranie powstało tylko w celu omówienia konkretnego szkolenia, pracodawca powinien umieć wyjaśnić, dlaczego miałoby pozostać w systemie jeszcze długo po zakończeniu tego szkolenia. Nie należy automatycznie stosować do takich materiałów 3-miesięcznego terminu przewidzianego w art. 22² § 3 Kodeksu pracy. Ten termin dotyczy nagrań pochodzących z monitoringu wizyjnego prowadzonego na podstawie art. 22² k.p., chyba że nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu. Nagranie szkoleniowe, które nie jest monitoringiem z art. 22² k.p., wymaga ustalenia własnego okresu retencji wynikającego z jego celu.

Pracownik musi zostać odpowiednio poinformowany

Jeżeli pracodawca rejestruje pracownika i w związku z tym przetwarza jego dane osobowe, powinien zrealizować obowiązki informacyjne wynikające przede wszystkim z art. 13 RODO.

Informacja powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi wykorzystania materiału.

Nie wystarczy samo stwierdzenie „szkolenie jest nagrywane”, jeżeli pracodawca planuje zachować film przez rok, umieścić go w firmowej bibliotece materiałów szkoleniowych i pokazywać wszystkim nowo zatrudnianym osobom. Pracownik powinien znać między innymi cel przetwarzania, podstawę prawną, okres przechowywania lub kryteria jego ustalania, kategorie odbiorców oraz prawa związane z przetwarzaniem jego danych.

Czy nagranie można pokazywać innym pracownikom?

Nagranie konkretnej osoby na potrzeby jej własnego szkolenia nie daje automatycznie prawa do utworzenia z niego firmowego filmu instruktażowego. Inny jest zakres ingerencji w prawa pracownika, gdy nagranie ogląda tylko trener, a inny, gdy materiał trafia do wewnętrznej platformy szkoleniowej dostępnej dla setek osób.

Jeżeli taki dalszy sposób wykorzystania nie był pierwotnym celem przetwarzania, konieczna jest ponowna analiza jego legalności. Jeszcze dalej idącym działaniem jest publikacja filmu w Internecie, mediach społecznościowych albo wykorzystanie go w materiałach reklamowych. Wtedy poza RODO znaczenie ma między innymi prawo do wizerunku.

Wizerunek pracownika chroni również prawo cywilne

Zgodnie z art. 23 Kodeksu cywilnego wizerunek należy do dóbr osobistych człowieka. Art. 24 k.c. przewiduje ochronę w przypadku zagrożenia lub naruszenia dobra osobistego. Aktualny tekst jednolity Kodeksu cywilnego został ogłoszony w 2026 r. W relacji pracowniczej regulację tę wzmacnia art. 11¹ Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.

Pracodawca powinien zatem uwzględniać ochronę dóbr osobistych niezależnie od ustalenia samej podstawy przetwarzania danych na gruncie RODO.

Nagranie a rozpowszechnianie wizerunku

Trzeba odróżnić samo wykonanie nagrania od późniejszego rozpowszechniania wizerunku.

Art. 81 ust. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych stanowi, że rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie.

Oznacza to, że nawet jeżeli pracodawca zgodnie z prawem nagrał określone ćwiczenie, nie wynika z tego automatycznie prawo do późniejszego umieszczenia filmu na stronie przedsiębiorstwa czy wykorzystania go w kampanii reklamowej. Podstawa wykonania nagrania i podstawa jego późniejszego rozpowszechniania powinny być analizowane odrębnie.

Aktorzy, muzycy i inni artyści - dochodzą prawa pokrewne

Szczególna sytuacja występuje wtedy, gdy pracownik jest aktorem, muzykiem, wokalistą, tancerzem lub innym artystą wykonawcą. Art. 85 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje ochronę każdego artystycznego wykonania utworu. Wprost wskazuje między innymi działania aktorów, dyrygentów, instrumentalistów, wokalistów i tancerzy. Z kolei art. 86 przyznaje artyście wykonawcy prawa dotyczące między innymi utrwalania, zwielokrotniania i określonych sposobów rozpowszechniania artystycznego wykonania.

To jednak nie koniec analizy. Art. 92 ustawy nakazuje odpowiednio stosować do artystycznych wykonań między innymi art. 12 dotyczący utworów pracowniczych.

Art. 12 ust. 1 stanowi natomiast, że jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.

Przy nagrywaniu prób teatralnych, występów muzycznych czy innych artystycznych wykonań trzeba więc zbadać nie tylko RODO oraz wizerunek pracownika, ale także charakter artystycznego wykonania, zakres obowiązków pracowniczych, treść umowy oraz zakres praw pracodawcy. Samo umieszczenie w regulaminie pracy ogólnego zdania, że pracodawca może nagrywać próby, nie oznacza automatycznie nabycia nieograniczonego prawa do późniejszego wykorzystywania i rozpowszechniania nagrań artystycznych.

Kiedy potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych?

Art. 35 RODO przewiduje obowiązek przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych, czyli DPIA, jeżeli dany rodzaj przetwarzania ze względu na swój charakter, zakres, kontekst lub cele może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Nie oznacza to, że każde krótkie nagranie szkoleniowe automatycznie wymaga formalnej DPIA. Znacznie większą ostrożność należy jednak zachować przy systemach obejmujących stałą lub systematyczną obserwację pracowników, analizę ich zachowania, automatyczną ocenę sposobu pracy, rozpoznawanie twarzy lub głosu albo łączenie nagrań z innymi danymi służącymi profilowaniu zatrudnionych. Im bardziej rozwiązanie przypomina rozbudowany system kontroli pracowników, tym poważniejsza powinna być analiza ryzyka przed jego wdrożeniem.

Co pracodawca powinien ustalić przed rozpoczęciem nagrywania?

Przed wdrożeniem nagrywania warto przejść przynajmniej przez następujące zagadnienia:

• dokładnie określić cel rejestracji,

• ustalić, czy nagranie jest rzeczywiście niezbędne,

• określić właściwą podstawę przetwarzania danych,

• sprawdzić, czy proces nie stanowi w rzeczywistości monitoringu pracowników,

• ustalić, czy potrzebny jest obraz, dźwięk czy oba te elementy,

• ograniczyć dostęp do nagrania i ustalić okres przechowywania,

• przygotować odpowiednią informację dla pracowników,

• sprawdzić kwestie dóbr osobistych, wizerunku oraz ewentualnych praw autorskich i pokrewnych,

• ocenić ryzyko procesu i ustalić, czy konieczna jest DPIA.

Najbardziej ryzykownym podejściem jest najpierw rozpoczęcie nagrywania, a dopiero później poszukiwanie przepisu, który ma je uzasadnić.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może nagrywać pracownika podczas szkolenia?

Może być to dopuszczalne, ale zależy od konkretnego celu, sposobu nagrywania i podstawy przetwarzania. Jednorazowe nagranie konkretnego ćwiczenia wymaga innej oceny niż systematyczne rejestrowanie codziennej pracy.

Czy zgoda pracownika wystarcza do nagrywania?

Nie zawsze. Zgoda może być podstawą przetwarzania określonych danych na zasadach wynikających z art. 22¹a k.p., ale musi być rzeczywiście dobrowolna. Pracownik nie może ponosić negatywnych konsekwencji za odmowę lub wycofanie zgody.

Czy pracodawca może nagrywać rozmowy pracowników?

Stałe rejestrowanie dźwięku w ramach monitoringu zakładu pracy jest szczególnie problematyczne. UODO wskazuje, że monitoring wizyjny z art. 22² k.p. obejmuje obraz, a nie dźwięk.

Czy film ze szkolenia można później wykorzystać jako materiał szkoleniowy dla innych osób?

Nie automatycznie. Jeżeli pierwotnym celem było jedynie omówienie ćwiczenia z nagranym pracownikiem, wykorzystanie filmu jako stałego materiału szkoleniowego dla innych osób może stanowić dalsze przetwarzanie wymagające odrębnej oceny.

Czy nagranie pracownika można opublikować na stronie firmy?

Samo zgodne z prawem wykonanie nagrania do celów szkoleniowych nie daje automatycznie prawa do publikacji wizerunku. Przy rozpowszechnianiu zastosowanie ma między innymi art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Nagrywanie pracowników do celów szkoleniowych - kiedy jest zgodne z prawem? - podsumowanie

Nagrywanie pracowników do celów szkoleniowych może być dopuszczalne, ale wymaga znacznie szerszej analizy niż samo uzyskanie podpisu pod zgodą na nagrywanie.

Pracodawca powinien przede wszystkim określić konkretny cel, wykazać niezbędność i proporcjonalność rejestracji oraz ustalić odpowiednią podstawę przetwarzania. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO nie może być traktowany jako sposób na obejście szczególnych ograniczeń monitoringu wynikających z art. 22² i 22³ Kodeksu pracy.

Istotne znaczenie ma również art. 11¹ k.p., nakazujący szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Przy korzystaniu ze zgody trzeba pamiętać o art. 22¹a k.p. i rzeczywistej dobrowolności decyzji zatrudnionego.

Stała rejestracja dźwięku jest szczególnie problematyczna, ponieważ przepisy o monitoringu wizyjnym pozwalają na rejestrację obrazu, a nie rozmów pracowników.

Dodatkowych zasad wymaga rozpowszechnianie wizerunku. W przypadku aktorów, muzyków oraz innych artystów wykonawców należy dodatkowo uwzględnić art. 85, art. 86 i art. 92 w związku z art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W praktyce prawnie bezpieczniejsze są rozwiązania ograniczone do konkretnych ćwiczeń, krótkiego czasu rejestracji, wąskiego kręgu odbiorców i jasno określonego terminu usunięcia materiału niż tworzenie rozbudowanego systemu stałego nagrywania pracowników pod ogólnym hasłem „celów szkoleniowych”.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani finansowej. Zastosowanie konkretnych rozwiązań powinno zostać poprzedzone analizą indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.